A Dirección Xeral de Función Pública, dependente da Consellería de Facenda, xa tramitou un total de 1.771 expedientes de maneira electrónica desde xaneiro e ata xullo grazas á implantación dun novo sistema de xeración e autorización documental baseado no emprego da sinatura e validación electrónicas.

Esta iniciativa enmárcase no obxectivo de eliminar o papel nos procesos de xestión mediante a aplicación das tecnoloxías da información e comunicación e este mecanismo permite axilizar a xestión unha media dunha semana.

Con esta ferramenta, na que todos os documentos se xeran por aplicacións informáticas, evítase a impresión destes en calquera punto intermedio de xestión. Entre as súas vantaxes están a xeración rápida de documentos a partir de plantillas, completa eliminación do uso do papel, axilización do proceso de sinatura, permitindo realizalo desde calquera ubicación e en calquera momento.

Ademais, existe a dispoñibilidade da web como medio de comunicación. Co código do documento, o usuario pode descargarse directamente a resolución. Co sistema de adianto do mesmo por SMS o interesado pode descargarse da web de forma inmediata antes de que lle chegue a notificación por correo postal.

Tamén se eliminan os envíos por fax a organismos, xa que se remite o código para que o propio organismo se descargue o orixinal electrónico. O cidadán dispón dun buzón web ao que pode acceder co seu certificado electrónico e no que pode consultar todos os envíos electrónico.

O resultado da tramitación electrónica queda arquivada en expedientes electrónicos que poden ser consultados de forma áxil e rápida desde calquera lugar autorizado. A información codificada nestas resolucións impórtase automaticamente en procesos posteriores das propias resolucións, como por exemplo as tomas de posesión resultantes da autorización dunha comisión.

Igualmente centralízase a xestión de acuses de notificación. As datas de notificación quedan asociadas electronicamente a cada un dos documentos. Así, todos os documentos que deban enviarse en formato papel se imprimen e ensobran nun punto único para toda a Dirección Xeral de Función Pública. O sistema xera de forma autonómica toda a información de pesos de envíos e facturación para correos. Finalmente, xéranse automaticamente de códigos do rexistro de saída.

Proceso
Así, nun primeiro paso os documentos son xerados de maneira electrónica e, neste mesmo formato, son transferidos polos distintos puntos de control e sinatura. Estas validacións e firmas realízanse mediante a aplicación do portafirmas no que estes documentos son asinados electronicamente co uso de certificados dixitais.

En canto os documentos estean asinados, procédese á súa distribución, que pode ser realizada de maneira electrónica ou, en caso de que non sexa posible, os documentos deban imprimirse o farán nun punto único.

Para iso, implantáronse varias aplicacións. Un arquivo documental con sistema de emisión electrónica de documentos a partir de plantillas, un modelo dinámico que xera o documento coa maior parte dos seus campos precuberto, polo que o usuario unicamente debe revisar a información, cubrir os datos restantes e xeralo. Os documentos almacénanse nun expediente electrónico, que pode conter informacións xeradas a partir de plantillas e documentos electrónicos procedentes de calquera outro orixe de datos.

Ademais, un sistema de xestión de fluxos xera envíos multidocumentais, multidestino con multiformato. Para cada documento de cada envío pode especificarse un fluxo de sinaturas electrónicas diferentes, identificando se as mesmas son de control ou validación. O envío considerarase pechado cando todos os documentos sexan asinados. Un portafirmas electrónico permite realizar o proceso de sinatura electrónica, xa que facilita a visualización dos documentos a firmar, o rexeitamento xustificado ou a comunicación de información sobre cada documento.

Un rexistro electrónico é o encargado de xestionar as saídas, unha vez que un envío está xa pechado, xa que todos os documentos están asinados. O modelo realiza a distribución dos mesmos aos distintos destinos segundo os medios a utilizar en cada un. Tamén leva a cabo a impresión unificada de todos os documentos en formato papel, xestionado de forma automática a información sobre notificacións.

O sistema de verificación electrónica é unha aplicación web que permite verificar os documentos, así como descargar o orixinal electrónico, as súas sinaturas e realizar a verificación de identidade dos asinantes que orixinaron estas firmas. Esta aplicación está dispoñible na páxina web funcionpublica.xunta.es