La secretaria general de Modernización e Innovación Tecnológica, Mar Pereira, y el director general del Libro, Bibliotecas y Archivos, Francisco López, presentaron esta mañana a publicación Estudio orgánico y funcional de la Xunta de Galicia. Propuesta de un cuadro de clasificación, publicado por la Consellería de Cultura y Turismo. La presentación, que tuvo lugar en el Archivo de Galicia de la Cidade da Cultura, se realizó coincidiendo con el Día Internacional de los Archivos, que se celebra en todo el mundo el 9 de junio de cada año.

El director general del Libro, Bibliotecas y Archivos destacó que el libro presentado hoy “es fruto de dos años de trabajo del equipo técnico del Archivo de Galicia”, un esfuerzo por lo que felicitó a los responsables de su elaboración. Francisco López añadió, además, que el informe es “un paso previo” para acometer cualquier programa de tratamiento arhivístico de la documentación producida, recibida y acumulada por la Xunta de Galicia en el desarrollo de sus funciones.

En su intervención, el director general Libro, Bibliotecas y Archivos también aseguró que este estudio “los ofrecen un retrato, o mejor, una cartografía del que fue la Administración de Galicia desde los lejanos tiempos de la pre-autonomía hasta hoy”. Francisco López recalcó, además, que “mirando cara el futuro” el Archivo de Galicia ofreció este trabajo a la Secretaría General de Modernización e Innovación Tecnológica. A partir del informe presentado hoy se pueden sentar las bases para desarrollar un completo sistema de gestión y tratamiento integral de documentos para colaborar de forma efectiva en la implantación de la administración electrónica.

Por su parte, la secretaria general de Modernización e Innovación Tecnológica, Mar Pereira, destacó que desde la Xunta se está trabajando para conseguir una verdadera administración electrónica. “Tenemos ya el deber de adaptar todos los procesos y gestiones que realizábamos en papel al documento electrónico y con las mismas garantías para los ciudadanos”, aseguró. En este sentido, señaló que “sólo en el 2010 se recogieron casi 3,5 millones de entradas en el registro presencial lo que supone casi 15 millones de documentos que entran en la administración, adicionalmente a los que nosotros mismos generamos.”

Mar Pereira indicó que los avances tecnológicos y la propia Ley 11/2007 de Acceso de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, obligan a la Administración gallega a transformar esta realidad. Un objetivo recogido en el Plan de Modernización de la Administración Pública, puesto en marcha el pasado año, y que tiene entre sus líneas de actuación a implantación de un Modelo de Gestión Documental de la Xunta (MXDX), alcanzar el máximo nivel de interoperabilidad (y intra-operabilidad) y el archivo electrónico.

Por último, la secretaria general  destacó  que el documento electrónico acerca ventajas a la actividad administrativa tales cómo  agilizar la consulta y recuperación de documentos tanto por parte de la Administración como por parte del ciudadano; ser  más eficientes en la gestión de los expedientes, evitando extravíos y buscas manuales; reduce el espacio físico dedicado al papel, con sus consecuentes costos directos e indirectos y facilitar el intercambio de documentos electrónicos entre distintas departamentos y distintas Administraciones.

Una completa publicación
El Estudio orgánico y funcional de la Xunta de Galicia. Propuesta de un cuadro de clasificación es un trabajo inicial que se apoya en la labor que anteriormente desarrolló el personal del centro antecesor del Archivo de Galicia, el Archivo General de la Administración de Galicia, y que se proyecta cara el futuro. ES, además, un trabajo germinal del Archivo de Galicia, ya que constituye la base sobre la que deberá construir todo el sistema documental que le permita hacer frente a los desafíos documentales que presenta la actividad administrativa.

En 2010, se promovió la realización de una encuesta documental en la Xunta de Galicia que permitió conocer el volumen de documentos almacenados (más de 60 kilómetros de papel) y las características esenciales de esta documentación. La información recopilada permitió proponer un cuadro de clasificación funcional para manejar este gran volumen de datos. Además, el Estudio orgánico y funcional de la Xunta de Galicia. Propuesta de un cuadro de clasificación supone la primera aproximación a la estructura y al funcionamiento de la Administración gallega. Se trata de un paso previo para acometer cualquier programa de tratamiento arhivístico de la documentación producida, recibida y acumulada por la Xunta en el desarrollo de sus funciones.

Puertas abiertas
El director general del Libro, Bibliotecas y Archivos destacó que la presentación del Estudio orgánico y funcional de la Xunta de Galicia coincide con la celebración del Día Internacional de los Archivos. Francisco López aseguró que, con motivo de esta fecha, la Consellería de Cultura y Turismo invitó a todos los archivos de Galicia “a hacerse presentes en la sociedad gallega con actividades que pusieran de manifiesto su carácter de servicios públicos en cuanto conservadores de la memoria colectiva”. Por esta razón, hoy se está celebrando una jornada de puertas abiertas en todos los archivos gallegos, con visitas guiadas y muestras de los documentos más significativos para los visitantes.

Con estas actividades, la Dirección General del Libro, Bibliotecas y Archivos trata de transmitir a la sociedad gallega la importancia de la preservación documental y mostrar el papel que juegan estos centros en la conservación de la memoria colectiva.