La Dirección Xeral de Función Pública, dependiente de la Consellería de Facenda, implantó un nuevo sistema de generación y autorización documental basado en el empleo de la firma y validación electrónicas, en el marco del objetivo de eliminar el papel en los procesos de gestión mediante la aplicación de las tecnologías de la información y comunicación. Este modelo agiliza la gestión un promedio de una semana.

El director xeral de Función Pública, José María Barreiro, presentó hoy esta nueva herramienta en la que todos los documentos se generan por aplicaciones informáticas, por lo que evita la impresión de estos en cualquier punto intermedio de gestión. Hoy por hoy ya está en funcionamiento en las comisiones de servicio y en los reconocimientos de grado (casi 4.500 en 2009) y progresivamente se extenderá a todas las salidas del departamento.

Con esta iniciativa Facenda continúa dando pasos para modernizar la Administración autonómica, hacerla más eficiente y acercarla a los ciudadanos, tras la implantación del registro electrónico de facturas, para garantizar el pago en 45 días. Además, nos próximos meses pondrá en marcha a licitación electrónica.

Entre las ventajas de este sistema de la Dirección Xeral de Función Pública, están la generación rápida de documentos a partir de plantillas, completa eliminación del uso del papel, agilización del proceso de firma, permitiendo realizarlo desde cualquiera ubicación y en cualquier momento.

Descargas inmediatas a través de la web
Además, existe la disponibilidad de la web como medio de comunicación. Con el código del documento, el usuario puede descargarse directamente la resolución. Con el sistema de adelanto del incluso por SMS lo interesado puede descargarse de la web de forma inmediata antes de que le llegue la notificación por correo postal.

También se eliminan los envíos por fax a organismos, ya que se remite el código para que el propio organismo se descargue el original electrónico. El ciudadano dispone de un buzón web a lo que puede acceder con su certificado electrónico y en el que puede consultar todos los envíos electrónico.

El resultado de la tramitación electrónica queda archivada en expedientes electrónicos que pueden ser consultados de forma ágil y rápida desde cualquier lugar autorizado. La información codificada en estas resoluciones se importa automáticamente en procesos posteriores de las propias resoluciones, como por ejemplo las tomas de posesión resultantes de la autorización de una comisión.

Igualmente se centraliza la gestión de acuses de notificación. Las fechas de notificación quedan asociadas electronicamente la cada uno de los documentos, los procesos de ensobrado e impresión. Así, todos los documentos que deban enviarse en formato papel se imprimen y ensobran en un punto único para toda la Dirección Xeral de Función Pública. El sistema genera de forma autonómica toda la información de pesos de envíos y facturación para correos. Finalmente, se generan automáticamente de códigos del registro de salida.

Proceso
Así, en un primero paso los documentos son generados de manera electrónica y, en este incluso formato, son transferidos por los distintos puntos de control y firma. Estas validacións y firmas se realizan mediante la aplicación del portafirmas en el que estos documentos son firmados electronicamente con el uso de certificados digitales.

Barreiro explicó que, en cuanto los documentos estén firmados, se procede a su distribución, que puede ser realizada de manera electrónica o, en caso de que no sea posible, los documentos deban imprimirse lo harán en un punto único.

Para eso, se implantaron varias aplicaciones. Un archivo documental con sistema de emisión electrónica de documentos a partir de plantillas, un modelo dinámico que genera el documento con la mayor parte de sus campos precuberto, por lo que el usuario únicamente debe revisar la información, cubrir los datos restantes y generarlo. Los documentos se almacenan en un expediente electrónico, que puede contener informaciones generadas a partir de plantillas y documentos electrónicos procedentes de cualquiera otro origen de datos.

Además, un sistema de gestión de flujos genera envíos multidocumentais, multidestino con multiformato. Para cada documento de cada envío puede especificarse un flujo de firmas electrónicas diferentes, identificando se las mismas son de control o validación. El envío se considerará cerrado cuando todos los documentos sean firmados. Un portafirmas electrónico permite realizar el proceso de firma electrónica, ya que facilita la visualización de los documentos a firmar, el rechazo justificado o la comunicación de información sobre cada documento.

Un registro electrónico es el encargado de gestionar las salidas, una vez que un envío está ya cerrado, ya que todos los documentos están firmados. El modelo realiza la distribución de los mismos a los distintos destinos segundo los medios a utilizar en cada uno. También lleva a cabo a impresión unificada de todos los documentos en formato papel, gestionado de forma automática la información sobre notificaciones.

El sistema de verificación electrónica es una aplicación web que permite verificar los documentos, así como descargar el original electrónico, sus firmas y realizar la verificación de identidad de los firmantes que originaron estas firmas. Esta aplicación está disponible en la página web funcionpublica.xunta.es